GDPR

1 ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι να καθοριστεί και να διατυπωθεί το γενικότερο πλαίσιο και βασικές αρχές που θέτει και εφαρμόζει ο «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΙΚΟΣ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΜΟΣ ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΩΝ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ» με δ.τ. ΣΥ.ΦΑ.Κ. (εφεξής o «Οργανισμός») όσον αφορά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων και για την προστασία της ασφάλειας, της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητάς τους.

2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται για όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που διαχειρίζεται ο Οργανισμός στα πλαίσια της δραστηριότητάς του.

3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

• Διοίκηση
• Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων
• Όλο το προσωπικό του Οργανισμού.
• Όλοι οι συνεργάτες που διαχειρίζονται ή/και έχουν πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα

4 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ

4.1 Γενικά

Ο Οργανισμός μας αναγνωρίζει και σέβεται τη σημασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία χειρίζεται στο πλαίσιο της δραστηριότητάς του, και για το λόγο αυτό έχει προσαρμόσει απόλυτα την πολιτική του στις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (εφεξής ΓΚΠΔ) 2016/679/ΕΚ.

Με την παρούσα δήλωση ο Οργανισμός μας επιθυμεί:

να ενημερώσει τους συναλλασσόμενους με αυτήν με ποια ιδιότητα, για ποιο σκοπό και με ποια νόμιμη βάση επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, δηλαδή πληροφορίες που μπορούν να χρησιμεύσουν στην άμεση ή έμμεση ταυτοποίησή προσώπων

να προσδιορίσει τις κατηγορίες των δεδομένων, τις πηγές των δεδομένων (όταν τα δεδομένα δεν χορηγούνται από το ίδιο το πρόσωπο) και τα κριτήρια προσδιορισμού της χρονικής περιόδου τήρησης των προσωπικών δεδομένων

να ενημερώσει τους συναλλασσόμενους με αυτήν αναφορικά με διαβιβάσεις των προσωπικών τους δεδομένων σε τρίτους ή σε τρίτες χώρες

να ενημερώσει για τη δυνατότητά των υποκειμένων να επικοινωνήσουν με τον Οργανισμό μας για κάθε ζήτημα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων, την δυνατότητα να ασκήσουν αναφορικά με τα προσωπικά τους δεδομένα τα δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης και κατά περίπτωση, διαγραφής, περιορισμού και εναντίωσης στην επεξεργασία, καθώς και την ευχέρειά των προσώπων να καταγγείλουν κάθε παραβίαση των σχετιζόμενων με τα προσωπικά τους δεδομένα δικαιωμάτων στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα,

να καθορίσει τις αρχές που διέπουν την τήρηση των σχετικών πολιτικών προστασίας και εγγυήσεων ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων από τον Οργανισμό.



Για οποιαδήποτε ερώτηση ή απορία, ή οποιοσδήποτε επιθυμεί να λάβει αντίγραφο της παρούσης δήλωσης, ή επιθυμεί να ασκήσει κάποιο από τα σχετιζόμενα με τα προσωπικά του/της δεδομένα δικαιώματα, ο/η ενδιαφερόμενος/η μπορεί να απευθύνεται στον αρμόδιο επικοινωνίας για την Προστασίας Δεδομένωντου οργανισμού μας κ. Χαντζοπλάκη Δημήτριο στο e-mail info@syfakarditsas.gr τηλ. 2441077477.

4.2 Στοιχεία Υπευθύνου Επεξεργασίας, Εκπροσώπου του και Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων

Υπεύθυνος Επεξεργασίας:

Επωνυμία : ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΙΚΟΣ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΜΟΣ ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΩΝ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ
Διεύθυνση : 1ο ΧΛΜ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ-ΣΜΟΚΟΒΟΥ, ΚΑΡΔΙΤΣΑ
Τηλέφωνο – Φαξ : 2441077477 – 2441077481
Email : info@syfakarditsas.gr

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων:

Ονοματεπώνυμο : ADVANCED QUALITY SERVICES Ltd
Διεύθυνση ΣΑΡΑΝΤΑΠΟΡΟΥ 1Α & ΤΥΡΝΑΒΟΥ, ΑΓ. ΣΤΕΦΑΝΟΣ, ΑΘΗΝΑ
Τηλέφωνο – Φαξ : 2106216997
Email

4.3 Ποιος συλλέγει προσωπικά δεδομένα;

Ο Οργανισμός μας εδρεύει στην ΚΑΡΔΙΤΣΑ, στο1o ΧΛΜ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ ΣΜΟΚΟΒΟΥ και δραστηριοποιείται στην ΕΜΠΟΡΙΑ ΚΑΙ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΦΑΡΜΑΚΩΝ.

Η παρούσα δήλωση καλύπτει τη συλλογή προσωπικών δεδομένων από τον Οργανισμό μας κατά την ανάπτυξη της δραστηριότητάς του, περιλαμβανομένης της παρουσίας της σε ιστοτόπους, πλατφόρμες και εφαρμογές τρίτων βάσει των Όρων Χρήσης του ιστοτόπου μας.

Σημειώνεται ότι κατά την επίσκεψή σας στην Ιστοσελίδα του Οργανισμού μας συλλέγονται απλά δεδομένα σχετιζόμενα με την αλληλεπίδρασή σας με την ιστοσελίδα και την εγκατάσταση cookies (οράτε σχετική Πολιτική cookies). Οι ιστότοποι τρίτων, γενικά, εφαρμόζουν δικές τους δηλώσεις εμπιστευτικότητας και δικούς τους όρους και προϋποθέσεις. Σάς καλούμε να τούς διαβάσετε, πριν χρησιμοποιήσετε αυτούς τους ιστότοπους. 

4.4 Πώς συλλέγονται τα προσωπικά μου δεδομένα ;

Μπορεί να συγκεντρώσουμε προσωπικά δεδομένα από διάφορες πηγές, δηλαδή:

Προσωπικά δεδομένα που δίδονται στον Οργανισμό μας απευθείας από τα υποκείμενα, για έναν από τους παρακάτω λόγους :

1.Στοιχεία που μας δίνετε κατά την σύναψη, εξέλιξη και λύση της μεταξύ μας συμβατικής σχέσης.

2.Στοιχεία που μας δίνετε κατά την συμμετοχή σας στις εκδηλώσεις και δράσεις του Οργανισμού μας.

3.Στοιχεία που μας δίνετε κατά την επικοινωνία σας μαζί μας ή την υποβολή κάποιου αιτήματός σας.

4.Στοιχεία που μας δίνετε όταν εγγράφεστε στο newsletter του Οργανισμού μας.



Επίσης, λαμβάνουμε προσωπικές πληροφορίες έμμεσα, στις ακόλουθες περιπτώσεις:

1.Στοιχεία που λαμβάνουμε κατά τον πιστωτικό έλεγχο των πελατών μας, αφού τηρηθεί η νόμιμη διαδικασία και ληφθεί ρητή συγκατάθεσης από τους ίδιους.

2.Στοιχεία που συλλέγουμε κατά την λειτουργία κλειστού κυκλώματος βιντεοεπιτήρησης (CCTV) στις εγκαταστάσεις του Οργανισμού μας.



Επίσης, λαμβάνουμε και αποθηκεύουμε συγκεκριμένα είδη προσωπικών δεδομένων κάθε φορά που οιοσδήποτε αλληλεπιδρά μαζί μας διαδικτυακά, δηλαδή όταν χρησιμοποιούμε cookies και τεχνολογίες παρακολούθησης για να λαμβάνουμε προσωπικά δεδομένα και, επίσης, το πρόγραμμα περιήγησης στο web που χρησιμοποιεί ο χρήστης του διαδικτύου έχει πρόσβαση στην ιστοσελίδα ή τις καταχωρίσεις μας, καθώς και σε άλλο περιεχόμενο που προβάλλεται από τον Οργανισμό ή εκ μέρους της σε άλλους ιστοτόπους.

4.5 Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγονται;

Ως Δεδομένο Προσωπικού Χαρακτήρα νοείται κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»). Το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, αριθμό ταυτότητας, δεδομένα θέσης, επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.



Λόγω της φύσης των δραστηριοτήτων του Οργανισμού μας, τα Προσωπικά Δεδομένα που συλλέγει αφορούν κυρίως τις εξής κατηγορίες υποκειμένων:

Εργαζόμενοι Οργανισμού: ήτοι προσωπικά τους δεδομένα και στοιχεία που αναφέρονται αμιγώς στην σχέση εργασίας με τον Οργανισμό μας, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, οικονομικά στοιχεία καθώς και δεδομένα υγείας των ιδίων ή προσθέτων μελών που σχετίζονται με την συμμόρφωση του Οργανισμού μας προς την εργατική και ασφαλιστική νομοθεσία.

Υποψήφιοι προς πρόσληψη εργαζόμενοι: ήτοι προσωπικά τους δεδομένα και στοιχεία που αναφέρονται στην αξιολόγησή τους ως υποψήφιοι και στις διαδικασίες πρόσληψής τους από τον Οργανισμό, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, καθώς και στοιχεία του επαγγελματικού βιογραφικού των υποψηφίων.

Συνεργάτες του Οργανισμού (προμηθευτές και άλλοι συνεργάτες εν γένει): ήτοι προσωπικά τους δεδομένα και στοιχεία που αναφέρονται στην μεταξύ μας συμβατική σχέση, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, δεδομένα συναλλαγών καθώς και οικονομικά στοιχεία που σχετίζονται με την συμμόρφωση του Οργανισμού μας προς τις έννομες συμβατικές της υποχρεώσεις.

Συναλλασσόμενοι με τον Οργανισμό (πελάτες, υποψήφιοι πελάτες και εν γένει άτομα που επικοινωνούν με τον Οργανισμό μας): ήτοι προσωπικά τους δεδομένα και στοιχεία που αναφέρονται στην μεταξύ μας συμβατική σχέση, όπου αυτή υπάρχει, ή που χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία τους με τον Οργανισμό μας, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, δεδομένα συναλλαγών καθώς και οικονομικά στοιχεία που σχετίζονται με την συμμόρφωση του Οργανισμού μας προς τις έννομες συμβατικές της υποχρεώσεις.

Εκπαιδευόμενοι από τον Οργανισμό: ήτοι προσωπικά δεδομένα των προσώπων που συμμετέχουν στις εκπαιδεύσεις που διοργανώνει ο Οργανισμός μας, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, στοιχεία της συμβατικής σχέσης του Οργανισμού μας με τους συμμετέχοντες (π.χ. σύμβαση εργασίας όταν ο συμμετέχων είναι εργαζόμενος του Οργανισμού μας).

Παραλήπτες newsletter: ήτοι προσωπικά δεδομένα των προσώπων που με την συγκατάθεσή τους παρέχουν στον Οργανισμό μας για την επικοινωνία μας μαζί τους για σκοπούς ενημερωτικούς και απευθείας εμπορικής προώθησης προϊόντων και υπηρεσιών, τα οποία ενδεικτικά περιλαμβάνουν στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, στοιχεία παλαιότερης συναλλακτικής σχέσης του Οργανισμού μας μαζί τους (εάν είναι ή υπήρξε ο παραλήπτης πελάτης του Οργανισμού μας).



Περαιτέρω, Προσωπικά Δεδομένα μπορεί να συλλέγονται από φυσικά πρόσωπα που εισέρχονται στον Οργανισμό και τις εγκαταστάσεις της κατά την λειτουργία του κλειστού κυκλώματος βιντεοεπιτήρησης (CCTV), για λόγους ασφάλειας προσώπων και αγαθών.



Επισημαίνουμε ότι δεν συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα ειδικών κατηγοριών, πέραν των δεδομένων υγείας που αναφέρονται στην παρούσα, όπως προσωπικά δεδομένα που αφορούν στην φυλή, εθνική καταγωγή, θρησκεία, σεξουαλικό προσανατολισμό ή γενετικά βιομετρικά δεδομένα κ.λπ., τα οποία κατηγοριοποιούνται ως ειδικές κατηγορίες δεδομένων και λαμβάνουν επιπλέον προστασία σύμφωνα με την ευρωπαϊκή νομοθεσία προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

4.6 Ιδιαίτερα ως προς την ιδιωτικότητα των παιδιών

Προσωπικά δεδομένα παιδιών μπορεί να συλλέγονται αποκλειστικά στο πλαίσιο της εργασιακής σχέσης των εργαζομένων μας, ήτοι αφενός για την περιγραφή της οικογενειακής κατάστασης των εργαζομένων για θέματα αποδοχών, εργασιακών δικαιωμάτων κ.λπ. και αφετέρου για την ένταξη των ανηλίκων/προσθέτων μελών στο παρεχόμενο στους εργαζομένους ομαδικό ασφαλιστήριο και προς εξυπηρέτηση της εν λόγω ασφαλιστικής σύμβασης. Νοείται ότι τα στοιχεία αυτά παρέχονται με τη συγκατάθεση του προσώπου που έχει τη γονική μέριμνα του παιδιού (βλ. σχετικώς και κατωτέρω).

4.7 Για ποιους σκοπούς χρησιμοποιούνται τα δεδομένα μου;

Ο σκοπός της επεξεργασίας είναι ανάλογος της εκάστοτε επιτελούμενης λειτουργίας. Ειδικότερα:

Τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, παρέχονται στον Οργανισμό μας προς τον σκοπό σύναψης, εκτέλεσης ή τερματισμού της αντίστοιχης σύμβασης εργασίας/συνεργασίας. Επίσης, τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων αναφορικά με παρουσίες, απουσίες, ώρες παρουσίας, άδειες, ιατρικά δικαιολογητικά αναρρωτικών αδειών, τηρούνται προς τον σκοπό χορήγησης αδειών, περιλαμβανομένων των αναρρωτικών, ενώ τα προσωπικά δεδομένα που αφορούν στην επίδοση των εργαζομένων παρέχονται από τους επικεφαλής των επιμέρους τμημάτων προς τον σκοπό αξιολόγησης του προσωπικού από τον Οργανισμό.

Τα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων, τα οποία οι ίδιοι χορηγούν κατά τα επιμέρους στάδια επιλογής και αξιολόγησης υποψηφίων γνωστοποιούνται στο εκάστοτε αρμόδιο Τμήμα του Οργανισμού και στην Διοίκηση, προς τον σκοπό πληροφόρησης του Οργανισμού, αξιολόγησης, συνεντεύξεων κ.λπ. για την πρόσληψη εργαζομένων και τη σύναψη συνεργασίας.

Τα προσωπικά δεδομένα των συνεργατών, πελατών, εκπαιδευόμενων και εν γένει συναλλασσόμενων με τον Οργανισμό, τα οποία οι ίδιοι χορηγούν στον Οργανισμό μας συλλέγονται και επεξεργάζονται προς τον σκοπό της σύναψης και εξέλιξης της μεταξύ μας συμβατικής σχέσης, όταν αυτή υπάρχει, την συμμόρφωσή μας προς τις έννομες συμβατικές μας υποχρεώσεις και κατά περίπτωση την επικοινωνία μας μαζί τους μετά από αίτημά τους.

Τα προσωπικά δεδομένα των παραληπτών newsletter συλλέγονται με την συγκατάθεσή τους και χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία μας μαζί τους για σκοπούς ενημερωτικούς και απευθείας εμπορικής προώθησης προϊόντων και υπηρεσιών.

Η επιτήρηση της εισόδου καθώς και των υπολοίπων εγκαταστάσεων γίνεται και με κάμερες καταγραφής εικόνας CCTV. Οποιοσδήποτε εισερχόμενος (εργαζόμενος ή επισκέπτης) στις κτιριακές εγκαταστάσεις ενημερώνεται με πρόσφορο, εμφανή και κατανοητό τρόπο (πινακίδες) περί της εισόδου του σε επιτηρούμενο με κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης χώρο για λόγους ασφαλείας και προστασίας προσώπων, αγαθών και κρίσιμων υποδομών και περί των λοιπών κατά νόμω στοιχείων.

4.8 Ποια είναι η νόμιμη βάση της επεξεργασίας;

Η συλλογή και επεξεργασία ΔΠΧ των παραπάνω υποκειμένων για τους σκοπούς που περιγράφηκαν, βασίζεται:

• Άρθρο 6 παρ.1 περ. β΄ ΓΚΠΔ: Επεξεργασία απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης στην οποία τα υποκείμενα είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτησή των υποκειμένων πριν από την σύναψη της σύμβασης.

Η βάση αυτή αποτελεί τη νόμιμη βάση επεξεργασίας όσον αφορά στην επεξεργασία των ανωτέρω δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των εργαζομένων, συνεργατών και εν γένει συναλλασσομένων με των οργανισμό με τους οποίους υπάρχει συμβατική σχέση, στο πλαίσιο επίτευξης των σκοπών που σχετίζονται με την σύναψη της σύμβασης, την εκτέλεσή της, την διαχείριση  προσλήψεων και αποχωρήσεων των εργαζομένων, τη διαχείριση καρτών - αδειών - μισθοδοσίας προσωπικού, τη διαχείριση εκπαίδευσης προσωπικού, τη διαχείριση αξιολόγησης προσωπικού και τη διαχείριση ιατρικών αρχείων κ.ο.κ..

• Άρθρο 6παρ. 1 περ. γ΄ ΓΚΠΔ: η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την συμμόρφωσή μας με έννομη υποχρέωσή μας όπως αυτή προκύπτει από το Ενωσιακό ή Εθνικό Δίκαιο

Στην βάση αυτή στηριζόμαστε για να τηρήσουμε τις εκ του νόμου προβλεπόμενες υποχρεώσεις μας υπό την ιδιότητά μας ως εργοδότη ή αντισυμβαλλόμενου, την πληρωμή των εργαζομένων και συνεργατών μας, την διατήρηση ιατρικών αρχείων των εργαζομένων, την αναγγελία της πρόσληψής των εργαζομένων στους αρμόδιους φορείς (Εργάνη, Επιθεώρηση Εργασίας, ΕΦΚΑ κ.λπ.) κ.ο.κ.

• Άρθρο 9 παρ. 2 περ. β΄ ΓΚΠΔ: η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση συγκεκριμένων δικαιωμάτων του υπευθύνου επεξεργασίας ή του υποκειμένου των δεδομένων στον τομέα του εργατικού δικαίου και του δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας.

και άρθρο 9 παρ. 2 περ η’ ΓΚΠΔ:  η επεξεργασία τυγχάνει απαραίτητη για σκοπούς προληπτικής και επαγγελματικής ιατρικής, εκτίμησης της ικανότητας προς εργασία του εργαζομένου ιατρικής διάγνωσης παροχής υγειονομικής ή κοινωνικής περίθαλψης ή θεραπείας βάσει του δικαίου της Ελλάδος ως κράτους μέλους, με την επιφύλαξη ότι κατ' άρθρον 9παρ3 η επεξεργασία γίνεται από επαγγελματία που υπόκειται στην  υποχρέωση τήρησης του απορρήτου βάσει του δικαίου της Ελλάδος ως Κράτους μέλους και δη βάσει του άρθρου 18παρ3 Ν 3850/2010 που ορίζει ότι ο ιατρός εργασίας έχει υποχρέωση να τηρεί το ιατρικό και επιχειρησιακό απόρρητο

Στην βάση αυτή ως επιπρόσθετη προϋπόθεση της βάσεως του άρθρου 6  στηριζόμαστε, αφενός για να συλλέξουμε τα πιστοποιητικά υγείας – βιβλιάρια υγείας για να απασχολήσουμε όπως έχουμε νόμιμη υποχρέωση ιατρό εργασίας ο οποίος συλλέγει και διατηρεί το ιατρικό ιστορικό των εργαζομένων μας και τα αποτελέσματα ιατρικών εξετάσεων. Ο ιατρός εργασίας έχει εκ του νόμου υποχρέωση τήρησης του απορρήτου και η επιχείρησή μας έχει λάβει τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας ώστε να μην έχει πρόσβαση σε αυτά τα στοιχεία αναρμόδιος υπάλληλος ή τρίτος.

• Άρθρο 6 παρ. 1 περ. στ΄ ΓΚΠΔ: η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει η Εταιρεία εφόσον έναντι αυτών δεν υπερισχύει το συμφέρον και τα θεμελιώδη δικαιώματα και οι ελευθερίες σας ως υποκειμένων των δεδομένων

Ειδικότερα στην βάση αυτή στηριζόμαστε για να διατηρούμε σύστημα κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης μόνο στους χώρους εισόδου εξόδου των εγκαταστάσεών μας και σε εξωτερικούς χώρους περιμετρικά των εγκαταστάσεών μας. Το έννομο συμφέρον της Εταιρείας είναι  η προστασία των εγκαταστάσεων της Εταιρείας, η φύλαξη των περιουσιακών της αγαθών (υλικών και αύλων), η ασφάλεια των προσώπων των εργαζομένων ο έλεγχος και αποκλεισμός πρόσβασης στις εγκαταστάσεις προσώπων άσχετων προς τις εργασίες της. Υπογραμμίζεται ότι η επεξεργασία των δεδομένων αυτών είναι απολύτως αναγκαία δεν μπορεί να υλοποιηθεί με άλλο ηπιότερο μέσο,  γίνεται μόνο για τους ως άνω σκοπούς ασφάλειας και δεν χρησιμοποιείται ως κριτήριο για την αξιολόγηση της συμπεριφοράς και της αποδοτικότητας των εργαζομένων. Σε κάθε περίπτωση τα δεδομένα θα τύχουν χρήσης, αφού προηγουμένως επιβεβαιωθεί η ακρίβειά τους.

Άρθρο 6 παρ. 1 περ. α΄ ΓΚΠΔ: το υποκείμενο των δεδομένων έχει συναινέσει στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς,
Στη βάση αυτή στηριζόμαστε σε ορισμένες περιπτώσεις αποστολής newsletter, για τις οποίες λαμβάνουμε ρητή συγκατάθεση από τα υποκείμενα, αφού προηγηθεί πλήρης ενημέρωσή τους.



Η συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των παραπάνω υποκειμένων, βασίζεται είτε στην κατάρτιση και εκτέλεση σύμβασης, είτε σε υποχρέωση συμμόρφωσης του Οργανισμού προς έννομες υποχρεώσεις της (ως εργοδότη σε συμβάσεις εργασίας αλλά και σε σχέση με τις εν γένει έννομες υποχρεώσεις της), είτε προς εξυπηρέτηση ιδίου εννόμου συμφέροντος (ασφάλειας προσώπων, αγαθών και υποδομών, βελτιστοποίησης παραγωγικότητας). Στις περιπτώσεις όπου η νόμιμη βάση βασίζεται σε συγκατάθεση (όπως για παράδειγμα στις περιπτώσεις αποστολής newsletter μέσω e-mail), το υποκείμενο ενημερώνεται ρητώς και διατηρεί το δικαίωμα να την ανακαλέσει, ευχερώς και ανά πάσα στιγμή.

4.9 Κατάρτιση Προφίλ

Ο Οργανισμός δεν χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα για τη δημιουργία προφίλ.

4.10 Διαβίβαση Στοιχείων σε Τρίτους: Σε ποιόν θα κοινοποιηθούν τα δεδομένα μου;

Ο Οργανισμός κατά κανόνα δεν κοινοποιεί τα δεδομένα σε τρίτους, πλην των κατωτέρω περιπτώσεων. Ειδικότερα:

Ο Οργανισμός διαβιβάζει προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων, πελατών και συνεργατών της σε εξωτερικό συνεργάτη λογιστή, με τον οποίο έχει υπογράψει σύμβαση που τον δεσμεύει υπό την ιδιότητά του ως εκτελούντος την επεξεργασία όσον αφορά την τήρηση της εμπιστευτικότητας, της ασφάλειας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των προσωπικών τους δεδομένων.

Ο Οργανισμός διαβιβάζει προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων, πελατών και συνεργατών της σε εξωτερικό συνεργάτη Ι.Τ., με τον οποίο έχει υπογράψει σύμβαση που τον δεσμεύει υπό την ιδιότητά του ως εκτελούντος την επεξεργασία όσον αφορά την τήρηση της εμπιστευτικότητας, της ασφάλειας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των προσωπικών τους δεδομένων.



Επισημαίνουμε ότι οι παραπάνω συνεργάτες έχουν πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για να εκτελέσουν τις λειτουργίες τους, αλλά απαγορεύεται να τα χρησιμοποιήσουν για άλλους σκοπούς, επιπροσθέτως δε έχουν προηγουμένως δεσμευθεί έναντι του Οργανισμού μας για τις σχετικές υποχρεώσεις τους σε ότι αφορά την μη χρήση των δεδομένων για σκοπό άλλον πέραν της εκτέλεσης της επεξεργασίας, την τήρηση εμπιστευτικότητας και την εν γένει συμμόρφωση προς τον Κανονισμό.

4.11 Πόσο διάστημα διατηρούνται τα προσωπικά μου δεδομένα;

Ο χρόνος διατήρησης των προσωπικών δεδομένων εξαρτάται πρωτίστως από τον σκοπό της επεξεργασίας, καθώς και η απλή τήρησή τους συνιστά πράξη επεξεργασίας, η οποία επιτρέπεται μόνο εφόσον διέπεται από τις αρχές επεξεργασίας. Μετά την πάροδο του χρόνου διατήρησης τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται. Ειδικότερα:

Τα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων, τηρούνται ηλεκτρονικά σε mailserver και fileserver, όπου έχουν πρόσβαση το τμήμα H.R. και η Διοίκηση του Οργανισμού, για περίοδο δύο ετών από την ολοκλήρωση της διαδικασίας επιλογής – πρόσληψης εργαζομένου. Η διατήρηση οφείλεται σε πιθανή επαναξιολόγηση των υποψηφίων από τον Οργανισμό.

Τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, όσων δηλαδή έχουν ήδη καταρτίσει σύμβαση εργασίας με τον Οργανισμό τηρούνται σε φυσικό αρχείο και σε fileserver από το τμήμα H.R. καταρχάς για όσο χρονικό διάστημα διαρκεί η εργασιακή σχέση. Μετά τη λύση της εργασιακής σχέσης, για οποιονδήποτε λόγο, τα σχετικά στοιχεία διατηρούνται κατά ανώτατο όριο για είκοσι έτη (ενδεικτικός χρόνος παραγραφής τυχόν απορρεουσών εννόμων αξιώσεων), περίοδο κατά την οποία είναι ενδεχόμενο να ανακύψει οιαδήποτε νομική περίπτωση επεξεργασίας αυτών, όπως λ.χ. περίπτωση ανάκυψης αστικής φύσεως υποθέσεων ή διερεύνησης αξιόποινης κακουργηματικής πράξης όπου είναι πιθανό να εμπλέκεται εργαζόμενος, περίπτωση φορολογικού ελέγχου κ.λπ. Τα αμέσως ανωτέρω ισχύουν και αναφορικά με στοιχεία παρεχόμενων εταιρικών assets σε εργαζομένους, προσβάσεων σε ηλεκτρονικά και φυσικά αρχεία και σε πεδία εργασίας και εταιρικών κινητών τηλεφώνων, προς τον σκοπό εκτέλεσης της εργασιακής σύμβασης. Ισχύουν επίσης και αναφορικά με τα προσωπικά δεδομένα που αφορούν τη χορήσηση στους εργαζομένους αδειών (παρουσίες, απουσίες, ώρες παρουσίας, άδειες, ιατρικά δικαιολογητικά αναρρωτικών αδειών) και την αξιολόγηση του προσωπικού.

Τα προσωπικά δεδομένα των πελατών και συνεργατών του Οργανισμού μας τηρούνται σε φυσικό αρχείο και σε fileserver από το τμήμα H.R. καταρχάς για όσο χρονικό διάστημα διαρκεί η μεταξύ μας συμβατική σχέση. Μετά τη λύση της συμβατικής σχέσης, για οποιονδήποτε λόγο, τα σχετικά στοιχεία διατηρούνται κατά ανώτατο όριο για είκοσι έτη (ενδεικτικός χρόνος παραγραφής τυχόν απορρεουσών εννόμων αξιώσεων), περίοδο κατά την οποία είναι ενδεχόμενο να ανακύψει οιαδήποτε νομική περίπτωση επεξεργασίας αυτών, όπως λ.χ. περίπτωση ανάκυψης αστικής φύσεως υποθέσεων ή διερεύνησης αξιόποινης κακουργηματικής πράξης, περίπτωση φορολογικού ελέγχου κ.λπ.

Προσωπικά δεδομένα εργαζομένων και επισκεπτών προερχόμενα από σύστημα κλειστού κυκλώματος βιντεοεπιτήρησης που λειτουργεί στις κτιριακές εγκαταστάσεις μας, περιλαμβανομένης της εισόδου και επιλεγμένων χώρων εργασίας, διατηρούνται επί επτά (7) ημέρες σε καταγραφικό CCTV, με την επιφύλαξη ειδικότερων διατάξεων της νομοθεσίας που ισχύουν για συγκεκριμένες κατηγορίες υπευθύνων επεξεργασίας. Σε περίπτωση συμβάντος που αφορά τον σκοπό της επεξεργασίας, ο υπεύθυνος επεξεργασίας επιτρέπεται να τηρεί τις λήψεις, στις οποίες έχει καταγραφεί το συγκεκριμένο συμβάν σε χωριστό αρχείο για τρεις (3) μήνες. Μετά την πάροδο του ανωτέρω χρονικού διαστήματος ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να τηρεί τα δεδομένα για μεγαλύτερο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις όπου το συμβάν χρήζει περαιτέρω διερεύνησης. Στην περίπτωση αυτή ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει την υποχρέωση να ενημερώσει την Αρχή για το αναγκαίο χρονικό διάστημα τήρησης των εν λόγω λήψεων.

4.12 Ποια είναι τα δικαιώματά μου;

Η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων συνδέεεται και με αντίστοιχα δικαιώματά σας, τα οποία, με την επιφύλαξη διατάξεων που τυχόν περιορίζουν την άσκηση αυτών, είναι:

Η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων συνδέεται και με αντίστοιχα δικαιώματά σας, τα οποία, με την επιφύλαξη διατάξεων που τυχόν περιορίζουν την άσκηση αυτών, είναι:

Δικαίωμα ενημέρωσης: Έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε σαφείς, διαφανείς και κατανοητές πληροφορίες σχετικά με το πώς χρησιμοποιούμε τα προσωπικά δεδομένα και ποια τα δικαιώματά σας. Για τον σκοπό αυτό σάς παρέχουμε τις πληροφορίες σε αυτήν τη Δήλωση – Πολιτική Προστασίας και σάς προτρέπουμε να απευθυνθείτε προς εμάς για τη παροχή τυχόν διευκρινίσεων.

Το δικαίωμα πρόσβασης: Μπορείτε να ζητήσετε να διορθώσουμε ή να συμπληρώσουμε τα δεδομένα σας, εάν αυτά είναι ελλιπή ή περιέχουν ανακρίβειες.

Το δικαίωμα διόρθωσης: Μπορείτε να ζητήσετε να διορθώσουμε ή να συμπληρώσουμε τα δεδομένα σας, εάν αυτά είναι ελλιπή ή περιέχουν ανακρίβειες

Το δικαίωμα στην φορητότητα των δεδομένων σας: Μπορείτε να ζητήσετε να σας δώσουμε ή να μεταφέρουμε σε τρίτο πάροχο σε ηλεκτρονική μορφή συγκεκριμένες πληροφορίες που μας έχετε παράσχει.

Το δικαίωμα διαγραφής. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή όλων ή μέρους των δεδομένων σας (εάν π.χ. τα δεδομένα δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν κ.λπ.).

Το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας. Έχετε το δικαίωμα να περιορίσετε την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων.

Το δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης. Αν έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία προσωπικών σας δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή επικοινωνώντας μαζί μας στα στοιχεία που παρέχονται στην παρούσα.

Το δικαίωμα εναντίωσης: μπορείτε να εναντιωθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων σας που διενεργείται στο πλαίσιο επιδίωξης των εννόμων συμφερόντων μας, όπως αυτά αναφέρονται ανωτέρω.

Το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή προστασίας Δεδομένων προσωπικού Χαρακτήρα. Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε παράπονο απευθείας στην τοπική εποπτική αρχή, Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα όσον αφορά το πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα.

Δικαιώματα που σχετίζονται με τη λήψη αυτοματοποιημένων αποφάσεων. Έχετε το δικαίωμα να μην υπόκεισθε σε μια απόφαση που βασίζεται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία και που έχει νομικές ή άλλες σημαντικές συνέπειες για εσάς. Συγκεκριμένα, έχετε το δικαίωμα:

oνα παρεμβάλλεται ανθρώπινη παρέμβαση,

oνα εκφράζετε την άποψή σας,

oνα λάβετε εξηγήσεις για την απόφαση που προέκυψε μετά από μια αξιολόγηση,

oνα αμφισβητήσετε αυτήν τη απόφαση.



Σε περίπτωση άσκησης ενός εκ των ως άνω δικαιωμάτων σας, θα λάβουμε κάθε δυνατό μέτρο για την ικανοποίηση του αιτήματός σας εντός εύλογης προθεσμίας και το αργότερο εντός (1) μηνός από την ταυτοποίηση του υποβληθέντος αιτήματός σας, ενημερώνοντάς σας γραπτώς για την ικανοποίηση του αιτήματός σας, ή τους λόγους που τυχόν εμποδίζουν την άσκηση του σχετικού δικαιώματος, ή και την ικανοποίηση ενός ή και περισσότερων εκ των δικαιωμάτων σας, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων. Επισημαίνουμε ότι σε ορισμένες περιπτώσεις η ικανοποίηση των σχετικών αιτημάτων σας ενδέχεται να μην είναι δυνατή, όπως λ.χ όταν η ικανοποίηση του δικαιώματος αντίκειται σε νόμιμη υποχρέωση ή προσκρούει σε συμβατική νομική βάση επεξεργασίας των δεδομένων σας.



Εάν πάντως θεωρείτε ότι παραβιάζεται κάποιο δικαίωμά σας ή έννομη υποχρέωση του Οργανισμού μας αναφορικά με την προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και αφού έχετε προηγουμένως απευθυνθεί στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Οργανισμού (DPO) για το σχετικό ζήτημα, έχετε δηλαδή ασκήσει προς τον Οργανισμό τα δικαιώματά σας και είτε δεν λάβατε απάντηση εντός μηνός (παρατεινομένης της προθεσμίας σε δυο μήνες σε περίπτωση πολύπλοκου αιτήματος), είτε κρίνετε ότι η απάντηση που λάβατε από τον Οργανισμό δεν είναι ικανοποιητική και το ζήτημά σας δεν έχει επιλυθεί, δύναστε να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή ήτοι, στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ), Λ. Κηφισίας 1-3, TK 115 23 Αθήνα, email: complaints@dpa.gr, φαξ 2106475628.

4.13 Πώς προστατεύονται τα προσωπικά μου δεδομένα;

Έχουμε λάβει κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για να προστατέψουμε τα προσωπικά σας δεδομένα από κατάχρηση, επέμβαση, απώλεια, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, τροποποίηση ή δημοσιοποίηση. Τα μέτρα που χρησιμοποιούμε περιλαμβάνουν την εφαρμογή των κατάλληλων μέτρων στον έλεγχο πρόσβασης, στην τεχνική ασφάλεια των πληροφοριών όπως και την διασφάλιση ότι τα προσωπικά δεδομένα κρυπτογραφούνται, ψευδωνυμοποιούνται και καθίστανται ανώνυμα, όπου είναι απαραίτητο και εφικτό.



Η πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα επιτρέπεται μόνο σε αρμοδίους εργαζομένους και συνεργάτες μας και μόνο εφόσον είναι απαραίτητο για την υποστήριξη της δραστηριότητας του Οργανισμού μας, υπόκειται δε σε αυστηρές συμβατικές υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας, όταν ανατίθεται και εκτελείται επεξεργασία από τρίτους.

4.14 Πώς μπορώ να επικοινωνήσω με τον Οργανισμό;

Mπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στη διεύθυνση της έδρας μας, οδός 1^ο ΧΛΜ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ ΣΜΟΚΟΒΟΥ , ΤΚ 43100, ΚΑΡΔΙΤΣΑ ή στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου info@syfakarditsas.gr.

4.15 Επικαιροποίηση – Ενημέρωση της παρούσας Δήλωσης Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Αυτή η δήλωση θα αναθεωρηθεί εφόσον χρειάζεται για να προσαρμοσθεί σε νομοθετικές αλλαγές, για να ανταποκρίνεται στα σχόλια και τις ανάγκες των υποκειμένων των προσωπικών δεδομένων και στις αλλαγές σε προϊόντα, υπηρεσίες και εσωτερικές διαδικασίες του Οργανισμού μας. Κάθε αλλαγή θα δημοσιεύεται με ταυτόγχρονη αναθεώρηση της ημερομηνίας τελευταίας ενημέρωσης στο επάνω μέρος αυτής της δήλωσης – Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων.

 

---